Para lograr que un proyecto triunfe, querer hacer las cosas no es suficiente. Tampoco lo es invertir tiempo sin saber cómo va a repercutir en lo que se busca lograr.

Por estos motivos, es necesario darte el tiempo de organizar los pensamientos para generar una estrategia de acción que tanto tú, como tu equipo y/o asociados puedan seguir.

ClickUp es una herramienta que te ayudará a poner las cosas en perspectiva para organizar todo aquello que necesita hacerse.

Dicho esto, te aclaro que puedes tomar este curso sin importar tu rubro, LAS BASES ESTÁN AQUÍ.

El objetivo de la eficiencia y la eficacia

En administración, hay dos términos muy usados que suelen confundirse en su significado: eficiencia y eficacia.

La eficiencia consiste en obtener el mayor beneficio de algo, con la menor inversión de recursos. Mientras la eficacia busca lograr un resultado deseado.

De este modo podemos reconocer 3 objetivos distintos:

1. Lograr las metas planteadas.
2. Aprovechar al máximo los recursos.
3. Conseguir el mayor beneficio.

Estos tres objetivos no son propios de un sector específico. De hecho, encuentran su aplicación en todas las cosas que haces en tu vida. Desde aprovechar al máximo tus ingresos, hasta obtener el mayor beneficio de tu tiempo, ya sea para el descanso, la comida, trabajo, convivencia, etc.

La diferencia entre el dinero y el tiempo, es que del dinero siempre puede haber más, pero tu tiempo es limitado independientemente de lo que hagas. Por lo tanto, debes organizarlo para poder aprovecharlo al máximo.

Mejor organización de tu tiempo, también implica que puedes generar más dinero, más rápido a través de la estrategia adecuada.

Pasos a seguir para poder aprovechar tu tiempo

• Define los objetivos que deseas lograr y en cuanto tiempo.

Existen metas a corto, mediano y largo plazo. Cuando inicias un proyecto, debes establecer cuál va a ser la meta a largo plazo y cuidar de no desviarte del objetivo con el tiempo.

Para lograrlo, debes definir cuáles serán los proyectos a corto y mediano plazo, cuidando que vayan alineados a tus objetivos generales.

• Disecciona los objetivos.

Ya que tienes la fecha de entrega para el proyecto, cuentas con los objetivos, así como el criterio de su desarrollo (las expectativas), es momento de dividirlo en tareas más simples.

Cada uno de los pasos que son necesarios para lograr los objetivos, se convierten en tareas, que a su vez tendrán subtareas, sus propias fechas de entrega, y personas responsables.

Pongamos un ejemplo simple. Imagina que tienes que entregar el diseño de un sitio web a un cliente, para lo cual cuentas con un mes.

El cliente te aclaró con ejemplos, que es lo que esperaba ver en el sitio, y aparte sabes qué criterios debe cumplir para que sea funcional. ¿Qué sigue? Estableces un proceso de trabajo:

• Realizas un escrito que reúna toda la información para comunicarla a tu equipo.
• Estableces las tareas, junto a la persona encargada de su realización, y la fecha límite de entrega.

Tarea	Encargado	Criterios	Fecha límite
Cobro de anticipo de proyecto y facturación	Contabilidad	Avisar cuando elabnticipo ha sido realizado para poder arrancar con el proyecto.	11/05/2023
Envío de imgágenes y datos necesarios para el sitio web	El cliente	Las imágenes deben tener el mismo formato y ser de buena definición. Incluir: valor de la marca, historia, productos y sus caracetrísticas…	12/05/2023
Diseño de Mockup	Diseñador	Creación de Mockup aprovechando la información provista por el cliente y tomando en consideracición sus referentes.	15/05/2023
Envío del Mockup al cliente y retroalimentación	Gestor de proyecto	Enviar correo para preaprobación y brindar seguimeinto.	16/05/2023

• Das seguimiento continuo mientras trabajas en tus propias tareas.

Manejar las cosas en un sheets o un Excel puede parecer una buena opción, pero careces de muchos elementos. Notificaciones, retroalimentación rápida, coordinación de interdependencia de procesos. Todo desembocando en pérdida de tiempo, recursos y dinero.

Es aquí donde entran herramientas especializadas como lo es ClickUp. Esto te facilita la comunicación para que las cosas avancen de mejor manera sin que tengas que intervenir directamente.

¿Qué es ClickUp y para qué sirve?

ClickUp es una herramienta que funciona a través de la nube y te permite dar seguimiento, así como desarrollar proyectos junto con tu equipo de trabajo de manera organizada. Del mismo modo, también funciona como:

• Un CRM para de ventas.
• Una herramienta para desarrollar embudos de venta.
• Dar retroalimentación continua a tareas.
• Redacción de documentos.
• Así como definir procesos.
• Un medio para determinar tiempos y movimientos.

Ventajas de usar Clickup

¿Por qué necesitas todo esto? Para cumplir tus metas. A medida que desarrolles proyectos, te darás cuenta de la necesidad de llevar un control de las cosas. Tanto las que tú manejas, como las que has delegado al resto de tu equipo. Pudiendo dar seguimiento desde tu computadora o tu celular.

Al hacerlo, podrás definir procesos, saber que tan bien funcionan, localizar áreas de oportunidad y optimizarlos. Lo cual, al final, llevará a tu equipo a ser más eficiente para generar más ingresos.

Sumado a esto, tendrás acceso a información cuantitativa extremadamente valiosa. Esta te permitirá evaluar:

• Cuánto tiempo lleva realizar cada tarea.
• Evaluar el rendimiento de tu equipo de trabajo.
• Conocer el nivel de cumplimiento de las tareas.
• Definir dependencias a través de fechas de entrega.
• Número de clientes potenciales, en que etapa de compra se encuentran, porcentaje de cierre y tiempo requerido para lograrlo.
• Determinar la efectividad del seguimiento tanto de proyectos, como de ventas.
• Entre otros.

¿Quién puede aprovechar esta herramienta?

Cualquier persona. Desde un freelancer, dueños de negocio, gerentes o cualquier otra persona que quiera llevar un control adecuado de procesos y proyectos para poder crecer. Las aplicaciones son muchas.

¿Cuánto cuesta?

ClickUp cuenta con una versión gratuita que te permitirá acceder a una gran cantidad de beneficios. Sin embargo, si deseas algo más avanzado, siempre puedes buscar lo que necesitas en alguno de sus planes.

Ahora que tienes toda esta información, sabes lo que necesitas hacer para tener éxito en tus proyectos y conoces la herramienta para lograrlo, ¡es hora de poner manos a la obra!

Descarga la herramienta y aprenda a aprovecharla al máximo. Avanza más rápido, con pasos más seguros.